Бланки строгой отчетности для ИП. Общие положения

Вместе с тем пунктом 2 статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ организациям и индивидуальным предпринимателям при выполнении определенного условия разрешено не использовать контрольно-кассовую технику. Таким условием является осуществление наличных расчетов в случае оказания услуг населению с выдачей соответствующих бланков строгой отчетности.

Обратите внимание!

Федеральный закон №54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг именно населению. При оказании услуг юридическим лицам вышеуказанный закон расчеты с применением бланков строгой отчетности не разрешил. Следовательно, если организация или индивидуальный предприниматель заключает договор на оказание услуг с юридическим лицом и расчет производится наличными денежными средствами, применение контрольно-кассовой техники обязательно.

Федеральным законом №54-ФЗ также определено, что порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации. В течение достаточно продолжительного периода времени такой порядок не был утвержден, однако 31 марта 2005 года принято Постановление Правительства Российской Федерации №171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее Положение №171).

Утвержденное Положение №171 устанавливает порядок осуществления наличных денежных расчетов в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся:

• квитанции;
• билеты;
• проездные документы;
• талоны;
• путевки;
• абонементы;
• другие документы.

Положением №171 установлено, что формы бланков строгой отчетности утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Для того чтобы утвердить бланк в Минфин Российской Федерации должны обратиться заинтересованные органы государственной власти, Центрального банка Российской Федерации, а также организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.

Обращению в Минфин Российской Федерации должна предшествовать работа по разработке бланка. То есть к обращению должны быть приложены описание бланка, его эскиз, предложения по обеспечению защиты бланка от подделки, инструкция по заполнению бланка, а также рекомендации по применению бланка с указанием перечня услуг, которые могут осуществляться с его применением.

Пунктом 11 Положения №171 установлено, что утвержденные формы бланков могут использоваться всеми организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, для которых формы бланков утверждены.

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие населению услуги, в отношении которых формы бланков строгой отчетности не утверждены, при осуществлении наличных денежных расчетов должны использовать контрольно-кассовую технику.

Срок, в течение которого будут действовать бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином Российской Федерации, устанавливается этим же ведомством. По обращению заинтересованного органа установленный срок может быть продлен при условии, что указанная форма бланка будет соответствовать требованиям, действующим на момент обращения.

До момента утверждения Минфином Российской Федерации новых форм бланков строгой отчетности, могут применяться формы бланков, утвержденные ранее. Данное разрешение действует до 1 января 2007 года. Следовательно, независимо от того, будут ли к этому сроку утверждены новые формы бланков строгой отчетности, ранее утвержденные формы, с 1 января 2007 года применяться не будут.

Положением №171 установлены обязательные реквизиты, которые должен содержать бланк строгой отчетности:

1.   сведения об утверждении формы бланка;

2.   наименование, шестизначный номер и серия;

3.   код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

4.   наименование и код организации или индивидуального предпринимателя, выдавших бланк, по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

5.   идентификационный номер налогоплательщика;

6.   вид услуг;

7.   единица измерения оказания услуг;

8.   стоимость услуги в денежном выражении, в том числе размер платы, осуществляемой наличными денежными средствами либо с использованием платежной карты;

9.   дата осуществления расчета;

10.   наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, место для личной подписи, печати (штампа) организации или индивидуального предпринимателя.

Для бланка строгой отчетности, предназначенного для расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования, то есть для билета за проезд, предназначено гораздо меньше обязательных реквизитов. Билет должен содержать наименование, шестизначный номер и серию, код формы бланка, наименование организации или индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк, вид транспортного средства и стоимость услуг в денежном выражении.

Пунктом 7 Положения №171 установлено, что, помимо обязательных реквизитов, характеризующих специфику оформляемых операций, бланк строгой отчетности должен содержать сокращенное наименование изготовителя бланка, его ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, а также тираж. Проанализировав текст данного пункта, можно сделать вывод, что бланки строгой отчетности должны изготавливаться типографским способом, хотя прямого указания на это Положение №171 не содержит.

Обращаем внимание читателей еще на один момент, касающийся изготовления бланков строгой отчетности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 8 августа 2001 года №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» лицензированию подлежит деятельность только по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговля указанной продукцией. Определение защищенной полиграфической продукции дано в пункте 2 Положения о лицензировании деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 года №817 «Об утверждении положения о лицензировании деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли указанной продукцией»:

«защищенная полиграфическая продукция»- полиграфическая продукция, в том числе бланки ценных бумаг, необходимость защиты которой предусмотрена нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и решениями юридических лиц, изготовленная с применением полиграфических, голографических, информационных, микропроцессорных и иных способов защиты полиграфической продукции, предотвращающих полную или частичную подделку этой продукции».

В Письме Минфина Российской Федерации от 5 августа 2003 года №16-00-12/29 «О лицензировании деятельности по изготовлению полиграфической продукции» сказано, что бланки строгой отчетности, изготовленные с применением различных способов защиты, могут быть изготовлены полиграфическими предприятиями или другими предприятиями, соблюдающими соответствующие технические требования и имеющими лицензию Минфина Российской Федерации. В письме также сказано, что деятельность по изготовлению бланков строгой отчетности, не защищенных от подделки, и деятельность по торговле указанными бланками в соответствии с Федеральным законом №128-ФЗ лицензированию не подлежит. Так как бланки строгой отчетности являются полиграфической продукцией, то проставление серии на документах строгой отчетности, а также их нумерация осуществляется типографским способом.

Обратимся еще к одному письму, в частности, к Письму Минфина Российской Федерации от 17 февраля 2005 года №05-03-06/11 «О ситуации в области изготовления защищенной от подделок полиграфической продукции, а также торговли указанной продукцией». В письме содержится указание на то, что изготовление защищенной полиграфической продукции представляет собой законченный цикл полиграфических работ, в связи с чем, доизготовление данной продукции на других предприятиях не допускается. Кроме того, продажу такой продукции имеет право осуществлять только изготовитель защищенной полиграфической продукции непосредственно заказчику или его представителю.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что бланки строгой отчетности с элементами защиты должны быть изготовлены полиграфическими предприятиями, имеющими соответствующую лицензию, и самостоятельно изготовление таких бланков с помощью имеющейся компьютерной техники недопустимо. При изготовлении бланков серию им присваивает организация или индивидуальный предприниматель самостоятельно при сдаче заказа на изготовление бланка в типографию. Номер конкретного бланка в пределах соответствующей серии ставит типография.

При изготовлении бланка строгой отчетности допускается вносить в него изменения, касающиеся расширения или сужения отдельных граф с учетом реквизитов.

Бланк строгой отчетности должен заполняться под копирку с оформлением не менее чем 1 копии либо должен содержать отрывные части. Все реквизиты, содержащиеся в бланке, должны быть заполнены. Если у организации или индивидуального предпринимателя отсутствуют те или иные показатели, в соответствующей строке ставится прочерк.

Бланки должны заполняться четко и разборчиво. Если бланк не содержит отрывной части, он должен заполняться с помощью копировальной или самокопировальной бумаги. При заполнении не допускаются подчистки, поправки и исправления.

Выше мы отметили, что каждый бланк строгой отчетности нумеруется типографским способом, поэтому испорченные или неправильно заполненные бланки должны быть сохранены, при этом они перечеркиваются, и прилагаются к отчету за тот день, в котором они были выписаны.

Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным реквизитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридическую силу и является первичным бухгалтерским документом, за исключением билетов за проезд в городском пассажирском транспорте общего пользования. Бланки строгой отчетности приравниваются к чеку ККТ.

Учет бланков строгой отчетности организациями и индивидуальными предпринимателями должен вестись по наименованиям, сериям и номерам бланков. Для учета бланков должна быть открыта книга, листы которой (по аналогии с кассовой книгой) должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью. Унифицированной формы такой книги не предусмотрено, поэтому хозяйствующие субъекты могут разработать ее самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Затраты на приобретение бланков строгой отчетности организации, оказывающие населению услуги, относят к расходам, осуществление которых связано с оказанием этих услуг.

В бухгалтерском учете эти расходы отражаются в соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99», как расходы организации по обычным видам деятельности.

Для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, находящихся на хранении и выдаваемых под отчет, в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Приобретение бланков (в том числе подотчетными лицами) отражается по дебету счета 006 в условной оценке, например, 1 рубль, что дает возможность определять количество бланков, находящихся на хранении. Списание бланков отражается по кредиту счета 006 на основании соответствующих документов об их использовании. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения.

При приобретении бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Расходы организаций на приобретение бланков строгой отчетности уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ). Причем отнесение на расходы сумм, затраченных на приобретение бланков, нужно производить сразу при выдаче в производство, а не по мере их использования в ходе хозяйственной деятельности.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они, в соответствии с пунктом 1 статьи 221 НК РФ, имеют право на профессиональный налоговый вычет в размере суммы расходов, произведенных на приобретение БСО.

Получение, хранение и выдача бланков строгой отчетности возлагается на работника организации или индивидуального предпринимателя, с которым должен быть заключен договор в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким договором является договор о материальной ответственности. Обязанности по приему, хранению и выдаче бланков строгой отчетности, как правило, возлагаются на кассиров.

В день поступления бланков ответственный работник должен их принять, причем приемка производится в присутствии комиссии, которую назначает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Члены комиссии проверяют соответствие фактического количества бланков, а также их серий и номеров данным, содержащимся в документах изготовителя бланков. По результатам приемки составляется акт, который утверждается руководителем или индивидуальным предпринимателем. Данный акт является основанием для принятия бланков на учет ответственным работником.

Работнику, ответственному за приемку, хранение и выдачу бланков строгой отчетности должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность бланков. Бланки должны храниться в металлических шкафах и (или) сейфах. В тех случаях, когда бланки используются в больших количествах, для их хранения могут отводиться специально оборудованные помещения. Места хранения бланков строгой отчетности по окончании рабочего дня должны быть опечатаны или опломбированы.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется сохранность копий и корешков бланков, отсутствие подчисток и исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях и корешках, суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию. Следует обратить внимание, что не допускается возложение контроля за использованием бланков на лиц, осуществляющих выдачу бланков, за исключением тех случаев, когда ответственное лицо является главным бухгалтером или руководителем организации либо индивидуальным предпринимателем.

Корешки и копии использованных бланков должны храниться не менее 5 лет. Для хранения их упаковывают в мешки, которые затем опечатывают. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации, бланки уничтожаются. Основанием для уничтожения бланков с истекшим сроком хранения является акт о списании, составляемый комиссией, состав которой утверждается руководителем или индивидуальным предпринимателем. В аналогичном порядке подлежат уничтожению некомплектные или испорченные бланки.

Пунктами 25 и 26 Положения №171 установлен порядок расчета с населением за оказанные услуги с использованием бланков строгой отчетности.

Если оказанные услуги оплачиваются наличными денежными средствами, то лицо, принимающее платежи, должно осуществить следующие операции:

1.   заполнить бланк строгой отчетности, оставляя не заполненным место подписи;

2.   получить от клиента денежные средства;

3.   назвать вслух сумму полученных денежных средств и положить их отдельно на виду у клиента;

4.   подписать бланк строгой отчетности;

5.   назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту вместе с бланком, при этом бумажные купюры и монеты выдаются одновременно.

Если оказанные услуги оплачиваются платежной картой, лицо, принимающее платеж, осуществляет следующие действия:

1.   получает от клиента платежную карту;

2.   заполняет бланк, за исключением места подписи;

3.   вставляет платежную карту в устройство считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты;

4.   подписывает бланк;

5.   возвращает клиенту платежную карту одновременно с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

Также допускается смешанная оплата за услуги, когда одна часть оказанной услуги оплачивается денежными средствами, а другая – с использованием платежной карты. В этом случае выдача бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.

Неисполнение организацией или индивидуальным предпринимателем обязанности по выдаче клиентам документов строгой отчетности, приравненных к чекам, является основанием для их привлечения к административной ответственности в соответствии со статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

«Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо без применения контрольно-кассовых машин

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда».

При этом следует обратить внимание на один нюанс. Обратимся к Постановлению Пленума Высшего Арбитражного суда Российской Федерации от 31 июля 2003 года №16 «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, за неприменение контрольно-кассовых машин». В данном постановлении сказано, что неприменение контрольно-кассовой техники допускается лишь при условии выдачи клиентам документов строгой отчетности. В случае невыдачи указанных документов соответствующие юридические лица и индивидуальные предприниматели несут ответственность за осуществление наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовых машин. Далее в постановлении сказано, что до издания Правительством Российской Федерации нормативных актов, касающихся порядка утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, использование организациями и индивидуальными предпринимателями документов строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином Российской Федерации, не является основанием для возложения на них ответственности за неприменение контрольно-кассовых машин.

Аналогичная позиция по этому вопросу высказана в Письме МНС Российской Федерации от 4 июля 2003 года №ШС-6-22/738 «О решении ГМЭК по ККМ от 24 июня 2003 года». В указанном документе говорится о том, что данное ведомство обязывает налоговые органы «на местах» не применять штрафные санкции за применение документов строгой отчетности (ранее утвержденных), впредь до утверждения Минфином Российской Федерации новых форм.

Для справки: на основании Федерального закона от 19 июня 2000 года №82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» исчисление штрафов, осуществляемое в соответствии с законодательством Российской Федерации, с 1 января 2001 года производится исходя из базовой суммы, равной 100 рублям.