Рекомендации по учету и хранению управленческих и финансовых документов.
Вступление
В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.
В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.
Основные виды документов
С подробным перечнем документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, можно ознакомиться в официальном документе Росархива . Мы же дадим некую простую и понятную на наш взгляд группировку документов, по местам их возникновения и назначению, чтобы Вам было проще ориентироваться.
Для начала разделим документы компании на четыре основных блока:
-
Управленческая документация
-
Бухгалтерская (и налоговая) документация
-
Документы по учету кадров и оплате труда
-
Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия (в статье не будет рассматриваться порядок формирования, учета и хранения такой документации).
К управленческой документации
относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.
К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные документы - устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН, регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения, сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве собственности – все основные документы компании, без которых она не может функционировать и восстановление которых в случае утраты занимает достаточно продолжительное время.
Кроме того:
-
протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
-
приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
-
переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;
-
документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты
-
документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.
К документам бухгалтерского (и налогового) учета относятся:
-
Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные. К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.
-
Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании - планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета, учетные регистры, документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам, авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме, другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
-
Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.
-
Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.
-
Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых - чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
-
Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.
Документы по учету труда и заработной платы.
Организационная структура, штатное расписание, тарифные сетки и документы по нормированию труда, трудовые и коллективные договора, трудовые книжки, должностные инструкции, локальные документы (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие), личные дела сотрудников, приказы по персоналу, расчетные ведомости по зарплате, графики отпусков и так далее. А также документы, связанные с аттестацией работников, профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации (учебные планы, графики, докладные записки, результаты аттестации квалификационные требования и прочие). К ним же относятся документы по охране труда и технике безопасности - инструкции по технике безопасности и другие, положения об охране труда, журналы ознакомления и вводного инструктажа, планы пожарной эвакуации. С перечнем обязательных документов по учету кадров можно ознакомиться на нашем
Специализированные документы.
Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем руководствоваться, в том числе, и отраслевыми нормами.
Теперь о том, а собственно, зачем и сколько времени нам все это хранить?
Сроки хранения.
Основные законодательные акты и нормативные документы, на основании и в соответствии с которыми организации должны обеспечивать учет и хранение документации:
-
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года №125-ФЗ
-
ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года №129-ФЗ
-
ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ (статья-89)
-
Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
-
ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ (статья 50)
-
Налоговый Кодекс РФ
Далее приведем наиболее часто встречающиеся в малом бизнесе документы и сроки их хранения.
Управленческая документация.
В соответствии с законодательством РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», документы общества хранятся по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте, которое известно его участникам.
В общем случае документы хранятся постоянно, в некоторых – пять лет, есть и такие, которые хранятся до минования надобности в них.
Таблица 1
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
|
Документы о создании (решение, договор, документы реорганизации и т.д.), уставные документы и изменения к ним |
Перечень типовых управленческих документов |
Постоянно |
|
Свидетельства о регистрации, постановки на налоговый учет (ИНН), документы по открытию филиалов, представительств, положения о структурных подразделениях и прочее |
||
|
Реестры акционеров, протоколы собраний, списки аффилированных лиц, прочие документы по работе с акционерами |
||
|
Лицензии, сертификаты, разрешения |
||
|
Приказы по основной деятельности |
||
|
Приказы по административно-хозяйственной деятельности |
Перечень типовых управленческих доку ментов |
5 лет |
|
Переписка по основной и специфической (отраслевой) деятельности организации |
||
|
Документы проверок организации (акты, справки, отчеты) |
||
|
Договорная документация |
||
|
Грузовые таможенные декларации, спецификации |
||
|
Гарантийные письма |
||
|
Исполнительные листы |
До минования надобности |
|
|
Паспорта транспортных средств |
До списания транспортных средств |
Бухгалтерская и налоговая документация.
В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года. Но! Как Вы знаете, во всех правилах бывают исключения. И существуют ситуации, когда документы, связанные с расчетом налогов, должны и будут храниться дольше. Например, статья 346.18 НК РФ обязывает налогоплательщика, применяющего УСН с объектом «Доходы минус расходы», при уменьшении налоговой базы на сумму полученного ранее убытка, хранить документы, связанные с получением такого убытка в течение времени, когда такой убыток уменьшает налоговую базу – до 10 лет.
Таблица 2
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
|
Бухгалтерские документы, отчетность (в том числе в фонды и статистику) |
129-ФЗ |
5 лет |
|
Документы, связанные с расчетом налогов (декларации, документы налогового учета, счета-фактуры, справки-расчеты и так далее) |
НК РФ |
4 года |
Документы по учету кадров и заработной плате.
Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и документов по личному составу, в течение сроков, установленных законодательством РФ.
Таблица 3
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
|
Списки работников, штатные расстановки |
Перечень типовых управленческих документов |
75 лет |
|
Трудовые договора |
||
|
Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу |
||
|
Лицевые счета работников |
||
|
Положения, должностные инструкции (в составе личных дел) |
||
|
Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения) |
2 года в кадровой службе, 50 лет в архиве организации; |
|
|
Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников |
5 лет |
|
|
Штатное расписание |
Постоянно |
|
|
Табели учета рабочего времени |
1 год |
|
|
Графики отпусков |
1 год |
|
|
Документы о премировании работников |
5 лет |
|
|
Журнал инструктажа по ТБ |
10 лет |
Ответственность.
Как Вы уже, наверное, знаете – ответственность за сохранность документов организации несет ее руководитель.
Нарушение порядка и сроков хранения документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в соответствии с законодательством РФ влечет за собой административную ответственность и грозит штрафами, как должностным лицам компании, так и самому юридическому лицу. А штрафы, надо заметить, не маленькие.
Нарушение трудового законодательства в части порядка и сроков хранения документов (в том числе трудовых книжек) может грозить административной ответственностью для руководителя предприятия, штрафами и даже дисквалификацией.
Виды нарушений, санкции и основания
| Нарушение | Ответственность | Основание |
|---|---|---|
|
Отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации |
При повторном нарушении возможна дисквалификация на срок до 3-х лет. |
КоАП РФ, статья 5.27, часть 1. КоАП РФ, статья 5.27, часть 2. |
|
Нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек |
||
|
Нарушение порядка представления сведений в ПФ РФ |
||
|
Нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника |
||
|
Нарушение порядка и сроков хранения кадровых документов |
||
|
Нарушение порядка хранения документов АО |
|
КоАП РФ, статья 13.25, пункт 1. |
|
Нарушение порядка хранения документов ООО |
|
КоАП РФ, статья 13.25, часть 2. |
|
Нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов |
Штраф от 2000 до 3000 рублей на должностных лиц |
КоАП РФ, статья 15.11 |
|
Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля |
50 рублей за каждый непредставленный документ |
НК РФ, ст. 126 |
|
Непредставление налоговому, таможенному органу, органу государственного внебюджетного фонда для осуществления контрольных функций |
Штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц |
КоАП РФ, статья 15.6, часть 1. |
Как Вы можете судить сами – слишком дорого может обойтись безответственное отношение к документам компании. Да и не только в штрафах дело. Сам факт привлечения к административной ответственности, необходимость доказывать свою правоту, тратить время на разбирательства и хождение по кабинетам – все это слишком хлопотно и неприятно. Уж точно не для этого Вы строили собственный бизнес. Поэтому во второй части статьи мы дадим общие простые рекомендации, как организовать документооборот на предприятии и обеспечить сохранность документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000 года.
Федеральный закон от 21.11.1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
НК РФ, статья 23 пункт 1 подпункт 8