Как убедить генерального, что электронная отчетность выгоднее бумажной

Основное преимущество электронной отчетности – возможность быстро сдать декларации в любое время дня и ночи и не простаивать часами в очередях в инспекциях и фондах. Между тем для директоров это не аргумент для добровольного перехода на интернет-отчетность. Многие из них считают, что она дорогое удовольствие для компании и, более того, небезопасна в плане защиты финансовых данных. Разубедить генерального в этом помогут несколько веских доводов.

Аргумент № 1

экономия денег

Самый главный аргумент директора против электронной отчетности – дорого. На самом деле это заблуждение. В среднем затраты на установку и дальнейшее годовое обслуживание системы электронной отчетности будут обходиться компании от 2 до 10 тыс. рублей. При этом компаниям, у которых есть обособленные подразделения, не надо покупать дополнительное программное обеспечение для каждого офиса. Отправлять отчетность и за головной офис, и за подразделения можно с одного компьютера.

Для многих компаний такая сумма незначительна, к тому же она довольно быстро окупается. Во-первых, можно значительно сократить расходы на бумагу, поскольку не придется распечатывать декларации, заявления и другие документы для инспекций и фондов. Тем более что с этого года необходимо отчитываться еще в ПФР и ФСС. А во-вторых, электронная отчетность позволит директору чаще наблюдать в офисе главбуха, особенно когда он срочно понадобился, вместо того, чтобы ожидать, когда же тот вернется из налоговой или фондов.

А чтобы эти аргументы были наиболее убедительными, можно сделать директору письменный расчет затрат на электронную отчетность в сравнении с расходами на бумагу, времени, потраченного на прохождение очередей, курьерскую доставку и т. п.

Аргумент № 2

Конфиденциальность

Другой основной причиной не подключаться к электронной отчетности для гендиректоров является незащищенность отчетных данных компании. Мол, интернет и вообще электронные сети – вещь ненадежная. Но и это можно легко опровергнуть. Все средства, которые используют для электронно-цифровой подписи, сертифицированы и обеспечивают высокий уровень защиты. Взломать их в принципе невозможно. Информация передается в зашифрованном виде, и, значит, чтобы ее прочесть, потребуется завладеть как минимум ключами электронной цифровой подписи налогоплательщика и инспекции.

Спецоператоры к ним доступа не имеют. Если главбух выполняет все условия по хранению своего секретного ключа, то никто отчетность компании не увидит. А вот бумажную декларацию как раз сложнее уберечь от посторонних глаз.

Есть еще несколько аргументов, которые помогут показать генеральному другие выгодные для компании преимущества электронной отчетности.

Аргумент № 3

Защита денег на расчетном счете

С помощью системы электронной отчетности можно оперативно следить за состоянием лицевого счета и наличием недоимок. Компания получит выписку с лицевого счета всего через несколько часов после отправки запроса в инспекцию или фонд через систему. И если у компании есть задолженность, с которой она согласна, можно быстро ее погасить и тем самым избежать пеней, инкассо и блокировки счета. Если же обращаться к чиновникам с заявлением лично, то на подготовку справки о состоянии расчетов с бюджетом уйдет как минимум неделя.

Аргумент № 4

оперативная проверка контрагентов

Пользование сервисом электронной отчетности подразумевает и сопутствующие услуги от спецоператора, в частности проверку благонадежности потенциального контрагента. Можно за считанные секунды, к примеру, пока идут переговоры, получить выписку из ЕГРЮЛ. В ней будут все необходимые данные: реквизиты компании, информация о постановке на налоговый учет, данные о регистрации в ПФР и ФСС, уставном капитале, основных владельцах и т. д. А если заказывать выписку на бумаге в инспекции, то на ее получение уйдет несколько дней.

Аргумент № 5

контроль за прохождением отчета

Чтобы узнать о том, сдана отчетность в срок или нет, достаточно подтверждения от спецоператора, которое приходит практически сразу после отправки декларации или расчета. Особенно это преимущество ощутимо, когда компания направляет отчетность по почте, допустим, по местонахождению своих многочисленных обособленных подразделений.

Более того, если отчетность по телекоммуникационным каналам связи отправлена заранее, то сообщение из налоговой или фонда о том, верно ли она составлена, компания получит уже через несколько дней после отправки. У организации будет время разобраться с этим до истечения срока подачи декларации, в том числе когда заминки происходят не по вине налогоплательщика. При отправке деклараций по почте на выяснение и устранение неточностей может уйти несколько месяцев, а это в свою очередь может обернуться штрафами.