Переписка по e-mail в деловом обороте

Электронная почта является самым эффективным и доступным средством связи и обмена информацией. Ее использование позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты. В конечном итоге это способствует ускорению делового оборота. Действительно, ведь куда проще заявку на товар направить по e-mail, чем отправлять по обычной почте или курьером. Аналогичным образом можно обмениваться и документами. Разберемся, в каких случаях электронная переписка будет подтверждать договоренность сторон, а в каких – не будет иметь юридического значения.

Кому принадлежит e-mail?

Адрес электронной почты должен принадлежать тому лицу, кому адресуется корреспонденция. Тогда обмен электронными документами признается надлежащим. В противном случае факт направления документов определенному лицу является недоказанным.

Арбитражный суд удовлетворил требования о взыскании суммы неосновательного обогащения. Ответчик получил денежное вознаграждение, но проектную документацию для истца не подготовил. В суде он ссылался на то, что проектная документация направлялась им истцу по электронной почте. Отклоняя его возражения, суд округа отметил, что ответчиком не было представлено доказательств принадлежности адреса электронной почты истцу (постановление ФАС Московского округа от 30.11.2009 № КГ-А40/11226-09 по делу № А40-41251/09-49-24).

Сравнительно просто выглядит ситуация, когда адрес электронной почты получателя письма размещен публично, к примеру, в Интернете. К числу таких адресатов можно отнести государственные и муниципальные органы, а также частные компании, имеющие сайты, на которых приводится контактная информация о них. В разделе «Контакты» на сайтах указывается адрес электронной почты. Так, ФАС Западно-Сибирского округа установил, что адрес, по которому направлялось письмо, действительно принадлежит административному органу, поскольку совпадает с тем, который указан в Интернете (постановление от 23.03.2011 по делу № А75-6285/2010).

В иных случаях адрес электронной почты, по которому следует направлять письма, может быть указан в заключенном договоре. Тогда последующее исполнение договора (направление уведомлений, счетов) посредством e-mail, который указан в договоре, является надлежащим.

Зарегистрировать почту на любом сервере (www.rambler.ru, www.yandex.ru, www.mail.ru и т.д.) – дело пяти минут. Конечно, контактная информация о лице, на чье имя регистрируется почта, может быть указана любая, в том числе недостоверная. Вместе с тем логин или название электронной почты является уникальным и неповторимым во всей соответствующей системе электронной почты. В частности, как указано на сайте www.rambler.ru, логин – это уникальная комбинация символов латинского алфавита и цифр, начинающаяся с буквы и содержащая не более 20 символов. Именно по имени на Рамблере (логину) Рамблер отличает пользователей¹. Другой электронной почты с аналогичным названием быть не может.

Указание в договоре в реквизитах одной из сторон адреса электронной почты является признанием соответствующей стороной факта принадлежности ей данного почтового ящика. Компания тем самым указывает своему контрагенту, куда он может обращаться по вопросам, связанным с заключенным договором.

Заключение договора

В силу п. 2 ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в письменной форме путем обмена документами по электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Об этом может также свидетельствовать фактическое исполнение условий договора, поскольку из поведения сторон усматривается их действительная воля.

Суд признал заключенным договор поставки технического оборудования на основании представленного истцом протокола осмотра нотариусом страницы в Интернете. Из протокола следовало, что в электронной переписке, сохраненной в ящике истца в папке «Отправленные», содержались текстовые документы: договор, дополнительные соглашения к нему, счета, приложения и письма. Все документы, кроме того, были подписаны и скреплены печатью. Оценив их, суд пришел к выводу, что договор поставки между сторонами был заключен. Им была принята во внимание также частичная оплата оборудования по договору, которая свидетельствовала о намерении исполнять заключенный договор (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.04.2011 по делу № А63-4698/2010).

В другом деле суд установил, что стороны посредством электронной почты согласовали предмет договора, реквизиты на выставление счета. Также одна из сторон передала пакет документов для проведения оценочных работ, в том числе техническую документацию на объект оценки, кадастровый план. Таким образом, как отметил суд, передавались документы, которые могли находиться только у собственника. Следовательно, направив оферту и получив акцепт (направление заявки, ответ на нее, направление договора, счета и его оплату), стороны заключили договор оказания услуг и согласовали все его существенные условия (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.08.2010 по делу № А43-39816/2009).

В практике допускается осуществление перевозки груза на основании заявки, направленной по электронной почте; согласование по электронной переписке условий о грузе, месте погрузки и доставки, сроках погрузки; уведомление о неприбытии груза; соглашение сторон о готовности перевозчика компенсировать стоимость утраченного груза (постановление ФАС Московского округа от 05.05.2011 № КГ-А40/4033-11 по делу № А40-80384/10-102-688), заключение предварительного договора о продаже в будущем долей в уставном капитале ООО (постановление ФАС Московского округа от 01.06.2011 № КГ-А41/4491-11 по делу № А41-17885/10).

В силу п. 1 ст. 433 ГК РФ договор считается заключенным с момента получения лицом, направившим оферту (предложение заключить договор), ее акцепта (согласие на заключение договора). Совершение лицом, получившим предложение, в срок, установленный для его принятия, действий по выполнению указанных в нем условий (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте (п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Передача документов

В заключенном договоре стороны могут предусмотреть, что его исполнение будет осуществляться в том числе по электронной почте. В частности, по e-mail будут направляться документы, письма и уведомления, а также иная деловая корреспонденция.

Так, ВАС РФ, рассматривая спор о надлежащем исполнении агентского поручения о приобретении акций иностранной компании, указал, что факт получения и одобрения проектов договоров и иных документов, связанных с приобретением акций, подтверждается копией сообщения по электронной почте (решение Международного коммерческого арбитражного суда при Торгово-промышленной палате РФ от 25.12.2009 № 134/2008, определение ВАС РФ от 27.06.2011 № ВАС-6478/11 по тому же делу).

В другом деле ФАС Дальневосточного округа установил следующее. Прибывший груз находился в крупногабаритной таре, о чем истец электронным письмом уведомил ответчика и сообщил о поиске вариантов отправки. Для минимизации рисков повреждения грузов и расходов по его доставке железной дорогой истец отправил груз в сорокафутовых контейнерах морского перевозчика. Контейнеры он поместил на одну железнодорожную платформу. В результате он понес дополнительные расходы, но предотвратил еще больший ущерб. Его требования к ответчику суд удовлетворил, расходы взыскал (постановление от 14.08.2009 № Ф03-3075/2009).

В практике допускается:

Документы, направляемые по электронной почте, должны быть представлены в общеизвестных форматах и быть читаемыми. Это делает их доступными для восприятия и не создает трудностей для контрагента.

Суд счел недоказанным факт направления заявителем в Государственную жилищную инспекцию отчетности. В материалы дела была представлена распечатка из электронной почты заявителя с сообщением и прикрепленными файлами в количестве 11 штук с графическим изображением документов, которые невозможно было прочитать (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.03.2011 по делу № А75-6285/2010).

В другом деле суд указал, что в сообщениях, направляемых по e-mail, должны быть указаны подписи лиц, осуществляющих переписку, то есть в тексте высылаемого сообщения должно быть указано, от кого оно исходит. На этом основании арбитры признали несогласованным условие договора о цене, т.к. в тексте письма отсутствовали сведения об отправителе (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.03.2009 № Ф04-1207/2009(1502-А46-11)).

Изменение и расторжение договора

В ст. 452 ГК РФ сказано, что изменение и расторжение договора совершается в той же форме, в которой он был заключен. Следовательно, обмен электронными письмами, направленный на изменение условий заключенного в письменной форме договора, сам по себе не влечет его изменения.

Вместе с тем направление одной стороной другой стороне электронного письма с предложением изменить договор и совершение другой стороной соответствующих действий (оплата товара по цене, указанной в электронном письме) свидетельствуют об изменении условий договора (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.09.2010 № А33-929/2010). Действительная воля сторон, направленная на изменение или расторжение заключенного договора, в таком случае явствует из их поведения и переписки (п. 2 ст. 431 ГК РФ).

При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.

Если правила, содержащиеся в части первой настоящей статьи, не позволяют определить содержание договора, должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом принимаются во внимание все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи делового оборота, последующее поведение сторон.

Коротко о главном

Итак, действующим законодательством РФ допускается использование электронной почты в деловом обороте. При этом специальное регулирование ее использования отсутствует. В законе установлены лишь частные случаи, относящиеся к конкретным отношениям: подача процессуальных документов в суд, использование электронной цифровой подписи и т.д.

При этом правила применения e-mail в деловом обороте в основном сводятся к общему разрешению использования при условии, что можно достоверно установить лицо, от которого исходит письмо. Разумеется, содержащиеся в нем документы должны быть выполнены в общеизвестных форматах и быть читаемыми.

Принадлежность адреса электронной почты конкретному лицу можно установить в следующих случаях, когда e-mail:

В качестве доказательств распечатки с электронной почты можно представлять как в простой письменной форме, так и в виде протоколов осмотра нотариусом страниц в Интернете. Более предпочтительным представляется первый вариант, поскольку он бесплатный.

Изменение и расторжение договора, который был заключен в письменной форме, по e-mail допускается при условии, что стороны своим поведением исполнили договоренность. Например, покупатель оплатил товар по новой цене, которая была сообщена по электронной почте.