Цели, задачи и их отличие от мечтаний в практике работы организаций

Автор: Владислав Виктopoвич Утeнин, консультант-практик в области менеджмента и подготовки организаций к сертификации по ISO.

Цель является конкретным конечным состоянием работы организации и характеризует результат. Каждая компания стремится к поставленной цели и направляет свою деятельность на ее достижение.

Между намерениями (целями) и результатами стоят действия. Дойти из точки А в точку В, т.е. достигнуть поставленной цели, означает выполнить ряд действий. Ряд действий — это планирование, т.е. цель является исходной точкой планирования.

Именно к поставленным целям должна быть «привязана» организационная структура, система выплаты заработной платы, система контроля работы и т. п. — все процессы в компании должны соответствовать целям. Чтобы эти процессы были максимально эффективными, нужно адекватное целям планирование действий. Цель способствует концентрации усилий, что повышает эффективность работы организации.

Отличия цели от мечты

Сравните: 1) «Хочу получить много денег» и 2) «Заработать 1 000 000 руб. в период с 01.01.11 по 31.12.11 на территории Б». Какая формулировка является целью? Правильно, вторая. А это значит, что у цели есть особые характеристики, по которым можно оценить ее качество.

1. Конкретность и измеримость цели. Как вы определите, что цель достигнута? Если вы не можете измерить цель, в момент ее достижения могут возникнуть существенные противоречия между людьми, участвующими в ее достижении, и лицом, поставившим ее. Это произойдет по причине того, что каждый будет трактовать и измерять результат по-своему. Ставя цель в четких измеримых формах, вы создаете базу для принятия управленческих решений и оценки хода работ.
2. Ограниченность цели во времени. Вы должны задать период для достижения цели, например, цель должна быть достигнута в период с 01.01 по 31.12, в противном случае не ясно, когда ждать результат.
3. Достижимость цели, т.е. получение требуемого (целевого) результата возможно и реалистично. Персонал должен понимать, каким образом он может достигнуть поставленной цели. Менеджер обязан обеспечить сотрудников необходимыми инструментами для достижения цели. Установление недостижимых целей блокирует стремление работников к успеху и демотивирует персонал.
4. «Вызов» цели. Цель должна манить, вызывать желание, мотивировать на ее достижение, чтобы в последующем, получив результат, можно было гордиться своей работой.

Конкретные цели выражают реально достижимые результаты и могут быть установлены по каждому виду деятельности, который организация считает для себя важным и выполнение которого хочет отслеживать.

Разнообразие целей и задач в компании требуют системного подхода. В качестве удобного апробированного на практике инструмента можно использовать модель в виде дерева целей.

Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция (раскладывание большого на более мелкие составляющие) главной цели на подцели по следующим правилам:

• общая цель должна содержать описание конечного результата;
• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом в установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, а также от организационной структуры компании:

• Какие цели у вашей компании?
• Можете ли вы их измерить?
• Понятны ли они людям, которые должны их достичь?

Как ни странно, но не всегда у компании есть четко сформулированная цель, а это значит, что выполняемые действия будут иметь разнонаправленный характер. Часто цели расплывчаты и являются скорее намерениями. В итоге организация не получает ожидаемый результат. Проведите аудит целей. Возможно, вы будете удивлены.

Формулировка целей с применением вышеуказанных принципов не займет много времени. Этот навык формируется быстро. Главное в цели — измеримость, достижимость ограниченность во времени.

Связь целей с задачами

Цели неразрывно связаны с задачами:

• Цель — что конкретно и когда хотите получить.
• Задача — что и как конкретно будете делать для достижения цели.

Каждую цель можно и нужно разложить на задачи.

Возьмем для примера качественно поставленную цель: «Выполнять ежемесячный план продаж продукта А в размере 350 000 руб. в месяц на территории Б с помощью увеличения количества клиентов на 10% и увеличения суммы средней отгрузки на 15% в период с 01.01.11 по 31.12.11».

Для упрощения разделим ее на две составляющие — количественную (или коммерческую) и качественную (или некоммерческую), а также сформулируем ключевую цель для всей компании.

1. Ключевая цель по компании (цель первого уровня): выполнить план продаж в период с 01.01.11 по 31.12.11 в размере 4 200 000 руб. на территории Б (350 000 руб./мес. х 12 месяцев). Это главная коммерческая цель на 2011 г.

2. Дробление (декомпозиция) ключевой цели на составляющие. Эти составляющие будут целями второго уровня.

• Составляющая № 1. Коммерческая цель: выполнить план продаж продукта А в размере 350 000 руб. в месяц на территории Б в период с 01.01.11 по 31.12.11.
• Составляющая № 2 (возможный вариант). Коммерческая цель: увеличить среднюю сумму отгрузки на 15% в период с 01.02.11 по 01.04.11.
• Составляющая № 3 (возможный вариант). Качественная цель: увеличить количество клиентов на 10% в период с 01.01.11 до 01.07.11 на территории Б.
• Составляющая № 4 (возможный вариант). Качественная цель: разработать и провести мероприятие для 50 клиентов (30% ключевых и 70% потенциальных) в период с 01.02.11 по 01.03.11.

Сформулируем задачи для достижения каждой составляющей ключевой цели (или каждой цели второго уровня) (табл. 1). Обратите внимание на формулировки и формы глаголов при постановке цели — достигнуть, увеличить, сформировать!

Таблица 1. Связь целей с задачами

Не рекомендуется доводить количество целей и задач в компании до бесконечности. Сформулируйте одну ключевую, общую для компании цель. Разбейте ее на 3-5 составляющих целей по компании (цели второго уровня). Опишите задачи, которые нужно выполнить для достижения каждой. Если цель первого уровня уже известна и качественно сформулирована, подготовка таблицы «Связь целей с задачами» не займет много времени.

Выводы

• Ваша цель — это ваш результат. Вы не можете адекватно планировать достижение результата, если у вас нет цели.
• Правильное выставление целей — важнейший ответственный процесс в компании.
• Если выставленные цели некорректны — ваше планирование приведет вас именно к ним. Неудачное планирование — планирование неудач.

Copyright 2011 © Элитариум: Центр дистанционного образования (www.elitarium.ru).