Арендуем офис: как не попасть впросак?
О надежной и безопасной аренде офиса мечтает каждый. Для этого необходимо знание некоторых юридических нюансов.
Итак, ниже мы приведем:
1) Советы по ведению переговоров с арендодателями
2) Ключевые условия договора аренды и варианты решения проблем
3) Как призвать арендодателя к ответу за недостатки помещения
Для малых и средних предприятий аренда – фактически единственный доступный способ воспользоваться необходимой для бизнеса недвижимостью. Поэтому в большинстве случаев, арендаторам приходится иметь дело с редакцией договора, которую предложил арендодатель. Даже самые жесткие условия такого договора не слишком обременительны, когда у сторон хорошие отношения. Но если ситуация изменится, арендатор сможет рассчитывать лишь на письменные договоренности. Что можно предпринять, чтобы оградить интересы компании от неприятных неожиданностей?
Собрать информацию об арендодателе и объекте аренды
Прежде чем вступать в переговоры и связывать себя договорными отношениями, необходимо выяснить с кем вы имеете дело. Это можно сделать неофициально. Тут важно, является ли сдача имущества в аренду основным бизнесом потенциального контрагента, либо аренда – это побочный доход. С профессиональными арендодателями проще иметь дело. Им часто приходится сталкиваться с типичными пожеланиями арендаторов, поэтому такие компании готовы идти на разумный компромисс и часто уже выработали приемлемые варианты.
Проверьте наличие подлинного свидетельства о собственности арендодателя, либо договора аренды у арендатора при субаренде. Выясните возможность и условия сдачи объекта в субаренду.
Закажите выписку из ЕГРП (регистрационной службы), подтверждающую, что собственником объекта является именно то лицо, с которым вы имеете дело. Увидев ее, вы также сможете удостовериться, что объект аренды не находится в залоге или под арестом (если объект в залоге, то сдавать его в аренду можно только с согласия залогодателя, если он под арестом, то долгосрочный договор аренды не будет зарегистрирован).
Получите у арендодателя комплект его учредительных документов, в т.ч. устав, свидетельство и др. Самостоятельно или, обратившись к специалистам, закажите выписку из налоговой инспекции (ЕГРЮЛ), в которой будет указано, кто учредитель и кто директор компании.
Если вы будете вкладывать серьезные деньги в ремонт и планируете и долгосрочные отношения, закажите более полный правовой анализ юридической чистоты объекта для исключения его возможного изъятия. По общему правилу, переход права собственности на недвижимость не затрагивает права арендатора, однако, если сделка по приобретению недвижимости арендодателем будет признана недействительной, у него не возникнет прав собственности, а, значит, и права на сдачу объекта в аренду. В этом случае ничтожным будет и заключенный ненадлежащим собственником договор аренды.
Выбрать грамотную тактику переговоров
Как правило, исходный договор – это вариант, подготовленный арендодателем. Серьезные компании в последнее время предлагают проекты договоров, достаточно грамотно и подробно составленные и сильно ориентированные в пользу арендодателя.
На возможность внесения изменений в договор влияет ряд факторов: насколько сильно арендодатель будет заинтересован в заключении договора (это зависит от размера помещения, срока аренды, величины арендной платы, стоимости неотделимых улучшений, конъюнктуры рынка и т.п.), человеческий фактор, аргументированность и настойчивость арендатора и его юристов. Если арендодатель не очень в Вас заинтересован, то, в первую очередь, вносите изменения по принципиальным моментам.
Рекомендуем поступить следующим образом:
- получить проект договора в электронном виде;
- не спрашивать, а поставить перед фактом арендодателя, что договор будет смотреть юрист, который подготовит свои замечания;
- очно или заочно представить юриста, договориться, с кем ему обсуждать договор;
- обменяться координатами;
- после этого рекомендуется замкнуть юристов друг с другом, чтобы они смогли согласовать ряд моментов договора самостоятельно. То, что не будет ими согласованно, необходимо вынести на обсуждение на совместной встрече. При этом обсуждать договор следует с тем лицом, которое может принимать решения, иначе это будет напрасная трата времени и сил.
Если по каким-либо моментам не удается договориться, переходите к следующим, берите тайм-аут, вырабатывайте компромиссы. Как правило, если Вы не первый арендатор у конкретного арендодателя, скользкие моменты уже не раз обсуждались, поэтому какие-то взаимоприемлемые схемы уже были разработаны. Делайте комплименты профессионализму арендодателя и его юристов. При всем этом будьте готовы к тому, что где-то придется уступить, и согласиться на жесткие условия, либо вовсе отказаться от заключения договора.
Внести предложения по уточнению договора
Как мы отметили выше, возможности повлиять на формулировку договорных условий у арендатора часто ограничены. Тем не менее, стоит максимально использовать те из них, которые все-таки имеются. На что следует обратить внимание в проекте, который предложит потенциальный контрагент?
Предмет договора. Обратите внимание на то, чтобы объект аренды был четко индивидуализирован. Это означает, что при аренде отдельных помещений, они должны быть все указаны в договоре в соответствии с данными свидетельства о собственности и документами БТИ (экспликация, поэтажный план). Обычно эти документы являются приложениями договору. Небрежность в формулировке предмета договора может повлечь массу неприятностей. Вплоть до того, что передумавший сдавать имущество арендодатель заявит о том, что договор не является заключенным, и потребует выселения арендатора, так как объект аренды – существенное условие договора (п. 3 ст. 607 ГК РФ).
Состояние объекта. По итогам осмотра объекта специалистами, надо определиться требуется ли ремонт, и какие улучшения придется произвести, чтобы помещение можно было использовать для целей, необходимых вашей компании. В договоре нужно четко прописать, кто и за чей счет должен привести необходимые работы. Будет ли в связи с производством ремонта уменьшена арендная плата на этот период.
Не лишним будет прямо в договоре прописать согласие арендатора на производство неотделимых улучшений и указать их стоимость.
Как правило, арендодатели указывают, что и отделимые и неотделимые улучшения становятся собственностью арендодателя и возмещению не подлежат. Если это жесткое условие, рекомендую, по крайней мере, указать, что в случае досрочного расторжения договора арендатору компенсируется часть стоимости таких улучшений.
Кроме того, если арендодатель не претендует на отделимые улучшения, не лишним будет сразу, непосредственно в договоре (или в приложении к нему) определиться с тем, какие именно результаты работ будут считаться отделимыми улучшениями. Это поможет избежать нередких споров о том, являются ли улучшения отделимыми, кому они принадлежат, и кто за них должен платить (например, постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.06.06 № А56-10673/2005, и Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 09.12.05 № А29-942/2005-2э).
Желательно детально и подробно отразить фактическое состояние помещения в акте приемки-передачи имущества, особенно, если в нем есть недостатки. Обязательно опишите состояние помещения. Отметьте элементы, не пригодные к эксплуатации или требующие ремонта. Это недостатки помещения. Согласуйте с арендодателем сроки и порядок устранения недостатков или укажите, что Вы устраните их сами с отнесением расходов в счет арендной платы. В противном случае, ответственность за недостатки объекта аренды ляжет на арендатора, и их придется устранять за свой счет.
Арендная плата. Как правило, решающее слово в том, в каком размере и порядке оплачивать пользование имуществом остается за арендодателем. Арендатору обычно остается решить – соглашаться или нет на предлагаемые условия. Но необходимо обратить внимание на порядок расчетов за коммунальные услуги (водо-, тепло-снабжение, электроснабжение, вывоз мусора и т.п.). К этой категории условно можно отнести услуги связи. Тут возможны три варианта:
I Арендатор заключает прямой договор с обслуживающими организациями. Этот способ наиболее беспроблемен с точки зрения бухучета и налогообложения. Но реализовать его весьма сложно с организационной точки зрения. Поэтому на практике им пользуются при весьма продолжительных сроках аренды, да и то не всегда.
II Арендатор возмещает арендодателю расходы на оплату услуг, по перевыставляемым счетам. Данный способ весьма прост и позволяет сделать расчеты сторон максимально прозрачными. Но у него два недостатка.
Первый: достаточно длительное время налоговики считали, что арендатор в таком случае не вправе учитывать при налогообложении прибыли расходы коммуналку. Сейчас практика изменилась и даже чиновники согласны с возможностью учесть расходы, если они прописаны в договоре аренды (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/416) Эту позицию разделяют и в некоторых региональных налоговых управлениях (письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.06 № 19-11/58877). Тем не менее, нельзя полностью исключить возможность, того, что налоговики предъявят претензии и правоту компании придется отстаивать в суде.
Второй недостаток: чиновники считают, что в таком случае арендатор не вправе увеличивать сумму счета на НДС, а значит, арендатор незаконно принимает эти суммы к вычету (письма Минфина России от 03.03.06 № 03-04-15/52 и ФНС России от 27.10.06 № ШТ-6-03/1040). В суде можно доказать несостоятельность этой позиции (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 05.10.06 № А39-846/2006-42/1). Но стоит ли закладываться на такую перспективу еще на стадии переговоров? Избежать проблем поможет третий способ.
III Сумма возмещения включается в состав арендной платы. В таком случае арендная плата будет состоять из двух частей. Постоянная – собственно плата за пользование помещением. Переменная – сумма компенсации за коммунальные и иные услуги. В нее включается оплата охраны, парковки, интернета, вывоз мусора и т.п. При таком способе размер арендного платежа может меняться. Но это не нарушит правила о том, что арендную плату нельзя менять чаще одного раза в год (п. 11 Обзора практики разрешения споров, связанных с арендой, приведенного в информационном письме Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66). В такой схеме расчетов не видят оснований для претензий даже чиновники (письмо Минфина России от 19.09.06 № 03-06-01-04/175). Обратите внимание. Арендатору крайне желательно указать в договоре, что арендная плата повышению не подлежит. А если это невозможно, то указать четкий и приемлемый порядок ее изменения. В том числе в переменной части (которая, к примеру, может изменяться только при централизованном изменении тарифов на соответствующие услуги и письменном уведомлении об этом арендодателя с приложением подтверждающих документов).
Особое внимание уделите взаимодействию сторон в «нештатных ситуациях» и при возникновении споров, связанных с оценкой взаимного ущерба, который надо относить на расчеты сторон
Ответственность сторон. Арендодатели часто ограничивают размер своей ответственности. В том числе при возникновении аварий, поломок, и перебоях в предоставлении коммунальных услуг. Такие условия могут привести арендатора к серьезным убыткам. Поэтому рекомендуется эти вопросы детально урегулировать. Например, указать, что арендодатель обязуется заблаговременно уведомить об отключении электричества, если же он этого не сделает, то обязан выплатить штраф в твердой сумме. При этом арендатор имеет право зачесть сумму штрафа в счет будущих арендных платежей. Кроме того, рекомендуется прописать право арендатора самостоятельно устранять последствия аварий и производить капитальный ремонт, если арендодатель не выполняет таких обязательств. Произведенные в этих случаях расходы отнести в счет будущих платежей за аренду.
Желательно, чтобы стороны договора при возникновении подобных ситуаций подписывали дополнительные соглашения к договору, иначе при возникновении споров, вину арендодателя надо будет подтверждать актами, заключениями компетентных органов, письмами и др.
Особое внимание уделите взаимодействию сторон при наличии «нештатных ситуаций» и споров, связанных с оценкой взаимного ущерба, который надо относить на расчеты сторон. Практика показывает, что привлечь арендодателя к работе в совместной комиссии по разрешению спора, если он не желает в ней участвовать, крайне затруднительно. Поэтому рекомендуем согласовать в договоре следующий механизм участия арендодателя в рассмотрении споров. В случае возникновения нештатной ситуации (см. пример) арендатор письменно вызывает арендодателя для участия в рассмотрении спора. Если он не явится в указанный срок, размер ущерба устанавливается по итогам независимой экспертизы, которую арендатор вправе инициировать в одностороннем порядке. Расходы на экспертизу оплачивает виновная сторона, либо обе стороны поровну.
ПРИМЕР. На объекте аренды периодически не работал лифт. В договоре при таких обстоятельствах было предусмотрено право арендатора в одностороннем порядке уменьшить арендную плату. Однако размер уменьшения должен был определяться совместной комиссией. Все попытки арендатора вызвать арендодателя для участия в комиссии не увенчались успехом. А без протокола комиссии данный вопрос можно решить только в судебном порядке.
Изменение и расторжение договора. По умолчанию договор аренды можно расторгнуть только в судебном порядке. Однако статья 450 ГК РФ предусматривает возможность для любой из сторон отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке, если это предусмотрено законом или договором. Поэтому в договоре аренды целесообразно прописать случаи, когда арендатор вправе в одностороннем внесудебном порядке отказаться от договора. Например, при невозможности использовать помещение по назначению, или, если арендодатель не устранит недостатки помещения. А также когда арендатор заблаговременно (указать срок) уведомит арендодателя о расторжении договора, если надобность в аренде отпадет.
Страхование объекта аренды. В последнее время появилась тенденция обязывать арендатора страховать объект аренды в пользу арендодателя. В этом случае, рекомендуется подробно указать условия страхования, а выбор страховщика оставить на усмотрение арендатора.
Реквизиты и подписи сторон. При подписании договора необходимо проверить, что договор подписывают уполномоченные лица, в том числе проверить паспорта подписывающих договор лиц.
ВОПРОС В ТЕМУ
Не забудьте зарегистрировать долгосрочный договор. Договоры аренды, заключенные на срок более одного года, подлежат государственной регистрации. Перечень документов, необходимый для этого, приведен на сайтах региональных управлений Федеральной регистрационной службы (например, в Москве – ).
---
Источник: Информационный партнер ИА Bishelp Журнал «»